仕事効率化

顧客管理はエクセルよりもアクセスが便利!その理由を解説します

顧客管理

ちょっとした顧客管理や請求書などの作成にエクセルを利用している会社は多いと思います。

特に自営業や個人事業を営んでいる人、まだ顧客数が少ない中小企業などでは、導入費用もかからず、手軽にデータ管理ができるエクセルは非常に便利なツールであることは間違いありません。

しかしながらエクセルはあくまで表計算ソフトになります。

そのため「データを集計・分析」する業務は得意ですが、顧客管理や販売管理などのデータの整合性を保つ必要がある作業には向いていません。

VBAやマクロを駆使すれば、顧客情報と対応履歴などを連携させることも不可能ではありませんが、その仕組みを作成するためにはプログラムに関する深い知識が必要となります。

さらに自由自在にシートやファイルが作成できるエクセルではデータがバラバラに管理されることが多く、データ入力に関する運用方法にも厳しいルールを考えなければなりません。

個人で利用する住所録や、数十人程度の顧客数ならエクセルでも対応することが可能ですが

  • 増え続ける新規顧客の管理
  • 登録されている顧客情報の変更や削除
  • 対応した履歴の管理

こういった事をエクセルで管理していくと、いつか必ず限界が訪れます。

とはいえ自営業や個人事業主などのスモールビジネスでは、資金力のある大企業のように立派なシステムを構築することができません。

そこで私がオススメしているのが、エクセルと同じマイクロソフトのアプリケーションである「アクセス」を利用した顧客管理です。

ですが「アクセス」は「エクセル」ほど普及していないので、何となく聞いたことはあっても実際にどんな事ができるのか知らない人が多いと思います。

そこで今回は

  • エクセルとアクセスの違い
  • アクセスで実現できること
  • アクセスを導入するための費用
  • アクセスを導入するための問題点

などを分かりやすく解説していきます。

あまりお金をかけずに、使いやすい顧客管理システムを導入したい!

と考えている方は、この機会にアクセスで出来ることを知っておきましょう。

お知らせ

顧客データの登録と検索のみに特化した顧客管理システムをエクセルで作成してみました。

アクセスのように、データの整合性を保ったり、複雑な検索はできませんが、エクセルで顧客管理をしたいという方は、こちらを参考にしてみて下さい。

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エクセルとアクセスの違いについて

一言でいうと、エクセルは表計算ソフト、アクセスはデータベースソフトになります。

どちらもデータを管理したり、条件に一致するデータを抽出することができますが、エクセルとアクセスではそれぞれ得意とする分野が大きくことなります。

まずはエクセルとアクセス、それぞれのメリット、デメリットを確認してみましょう。

エクセルのメリット

・使い慣れている人が多く、新たな導入コストもかからない
・細かな修正に柔軟に対応できる
・データだけでなく、図形や画像も張り付けできる
・セルを結合したり、文字の大きさなどを簡単に変更できる
・見栄えの良いグラフを作成できる
・ピボットテーブルを用いて細かなデータ分析ができる

エクセルのデメリット

・複数人で更新することができない
・エクセルのパスワードはツールですぐに解除できる
・誤って正しいデータを消してしまうことがある
・更新履歴を残すことができない
・データ件数が増えると動きが遅くなる

アクセスのメリット

・データを一元管理して整合性を保つことができる
・エクセルよりも大量のデータを扱える
・クエリやSQLを使ってデータの検索や更新ができる
・オリジナルのシステムを簡単に作成することができる
・複数人での運用ができる

アクセスのデメリット

・複数人で更新することができない
・使いこなすにはデータベースの知識が必要
・10人を超えるような大きなシステムには向いていない
・開発するには別途アクセスを購入する必要がある
・Macやタブレットでは利用することができない

エクセルは非常に多機能で使いやすい表計算ソフトなので、会社の規模を問わず、多くの会社で利用されています。

データ管理だけではなく、日報やレポートなども自由に作ることができるのが大きなメリットですが、その自由度と引き換えに一定のルールに従った整合性の取れたデータを維持するのが苦手です。

  • 同じ種類のデータは同じ列に入力する
  • 半角と全角のどちらで入力する

などの細かいルールを決めれば整理されたデータとなりますが、複数の人が入力する場合では、常にルールを守るのは難しいですよね。

その反面、アクセスにはエクセルのような自由度はありませんが、事前に設計されたルールに従ってデータを入力する必要があります。

そのため必然的に整合性の取れたデータを管理することになるのです。

このようにアクセスはエクセルの苦手とするデータ管理を得意としていますが、表やグラフの作成、自由なレイアウトなどはエクセルに軍配があがります。

入力の簡単さを重視するならエクセル、データの整合性を重視するならアクセスを選ぶのが良いでしょう。

ザックリ解説!アクセスで出来ること

「アクセス」はマイクロソフトが開発したデータベース管理ソフトになります。

エクセルでは表に入力されたデータをそのまま保存、印刷しますが、アクセスではデータの保存、データの表示、データの印刷機能がそれぞれ独立しているのが大きな特徴となります。

アクセスで入力されたデータは「テーブル」という入れ物に保存。

画面表示や印刷を行うときは「テーブル」から必要なデータを取り出して、画面表示や印刷を行う仕組みになっています。

仮に受注伝票と納品書を作成する業務があった場合、エクセルでは2つの帳票にデータを入力する必要がありますがアクセスではデータを1回入力するだけで、データを抽出、加工して表示させたり印刷することができます。

「アクセス」はデータベース機能だけでなく、データを抽出するクエリ、画面を作成するフォーム、帳票を印刷するレポートといった機能がすべてパッケージ化されているので、これだけで立派なシステムを構築することが可能となります。

それぞれの機能をざっと確認してみましょう。

アクセスでテーブルを作成する

アクセスのテーブル

アクセスでデータを管理するためには、まず最初にデータを格納する箱となる「テーブル」を設計する必要があります。

設定した項目には、データの一意制を保つキー項目、文字のタイプ、数値タイプなどの属性や入力できる桁数などを定義します。

この仕組みによってデータの重複や矛盾を防ぐことにより、整合性を保つことができるようになります。

データを抽出するクエリを作成する

アクセスのクエリ

テーブルに登録されたデータは、「クエリ」を作成して必要なデータの抽出や、テーブルの更新を行います。

通常、データベースからデータを抽出したり更新するためには「SQL」と呼ばれる特別な言語を使用しますが「クエリ」を利用すれば「SQL」を直接記述せずにデータを変更できるようになります。

登録や更新を行う画面(フォーム)を作成する

アクセスのフォーム

作成したテーブルやクエリを基に、データの登録や更新を行う画面(フォーム)を作成することができます。

このフォームにはボタンやテキストボックスなどを自由に配置することが可能です。

ボタンやテキストボックスのイベント(ボタンが押された時、値が変更された時など)に処理を記述することでメッセージを表示したり、テーブルの項目を更新することが出来ます。

レポートで帳票を出力する

アクセスのレポート

アクセスのレポート機能を使えば、請求書や見積書などの帳票を出力することが出来ます。

出力されたレポートはエクセルと違って更新できないので、データをうっかり消してしまったり改ざんされる心配はありません。

アクセスを利用する費用について

「アクセス」はマイクロソフトのアプリケーションの一つなので、「オラクル」など他のデータベースソフトより導入コストが低いです。

アマゾンだと「アクセス2019」は15,000円前後で購入できます。
(1ライセンスで2台のパソコンにインストール可能)

またアクセスには「Runtime(ランタイム)」というアプリケーションがマイクロソフトより配布されており、これを利用すればアクセスで作成されたアプリケーションを動かすだけなら、コストはゼロで運用可能となります。

アクセスランタイムの特徴

・マイクロソフトが無料で配布している
・アクセスで開発されたソフトを動かすことができる
・開発やシステムの改修をすることはできない

アクセスを導入する問題点

アクセスは手軽で機能性も高く、個人事業や中小企業にオススメのデータベースソフトですが、エクセルなどのオフィスアプリケーションと比較するとやや使い方が難解です。

自分一人で使う規模の小さなシステムなら様々な書籍を元に作り上げることも可能ですが、誰にでも使える汎用性の高いシステムに仕上げる為には、多くの知識が必要となるでしょう。

アクセス開発で必要な知識

・リレーショナルデータベースの概念
・データーベースの正規化
・データの抽出や更新を行うSQL
・アクセスVBAの知識

これらを駆使しないと、思いもよらない所でデータが更新されてしまったり、データの抽出がうまく出来ないといった中途半端なシステムとなってしまう可能性が高いです。

アクセスを使って業務改善したいと思ったら、専門家に依頼するのが一番の近道かも知れませんね!

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