アクセスで管理している日々の仕入金額や売上金額などを、年月単位（YYYYMM）で集計する場合は、クエリの集計機能を利用します。
アクセスの場合、日付項目のデータ型は「日付/時刻型」もしくは「短いテキスト」のどちらかで定義されますが、年月単位で金額を集計する場合は、データ型に応じた年月を抽出しないとエラーが発生してしまい、集計を行うことができません。
そこで今回は、日付項目のデータ型が異なる２つのテーブルを用意。
それぞれの集計クエリの使い方を解説します。
集計クエリの基本的な使い方が分かれば、都道府県や住所、年齢など、さまざまな方法で値を集計できるようになります。
値を集計するケースは非常に多いので、ぜひ使い方をマスターしておきましょう。
値を集計するケースは非常に多いので、ぜひ使い方をマスターしておきましょう。
データ型の異なる２つの集計クエリを作成する
今回用意したテーブルは次の２つになります。
日付のデータ型が「短いテキスト」
クリックで拡大します日付のデータ型が「日付/時刻型」
クリックで拡大します上記２つのテーブルを元に作成した集計クエリはこちら。
Q_月額合計_テキスト型
クリックで拡大します「受付日」のデータ型が「短いテキスト」の場合は、Left関数を用いて「受付日」より年月を取得してグループ化しています。
Left関数の構文
left([フィールド名],抽出したい文字数)
クエリのフィールド欄に『Left(([受付日]),6)』を記述。「受付日」の左から6桁を取得して「支払金額」を集計しています。
Q_月額合計_日付型
クリックで拡大します「受付日」が「日付/時刻型」の場合は、Format関数を用いて「受付日」より年月を取得してグループ化しています。
Format関数の構文
Format (データ, 書式）
クエリのフィールド欄に『Format([受付日],"yyyy/mm")』を記述。「受付日」から年月を取得して「支払金額」を集計しています。
作成した2つの集計クエリの実行結果をみると、どちらも年月単位で「支払金額」が集計されていることが確認できます。
ちなみに、テキスト型の「受付日」に対してFormat関数を使用して年月を抽出すると、型が異なるため「オーバーフロー」のエラーが発生して、集計処理を行うことができません。
※日付/時刻型の「受付日」に対してLeft関数を使うことはできます
クリックで拡大します日付のデータ型が「テキスト型」の場合は、必ずLeft関数を利用して値の集計を行いましょう。
