アクセスの知識

売上金額や仕入金額を年月単位で集計する[アクセス集計クエリ]


アクセスで管理している日々の仕入金額や売上金額などを、年月単位(YYYYMM)で集計する場合は、クエリの集計機能を利用します。

アクセスの場合、日付項目のデータ型は「日付/時刻型」もしくは「短いテキスト」のどちらかで定義されますが、年月単位で金額を集計する場合は、データ型に応じた年月を抽出しないとエラーが発生してしまい、集計を行うことができません。

そこで今回は、日付項目のデータ型が異なる2つのテーブルを用意。
それぞれの集計クエリの使い方を解説します。

集計クエリの基本的な使い方が分かれば、都道府県や住所、年齢など、さまざまな方法で値を集計できるようになります。
値を集計するケースは非常に多いので、ぜひ使い方をマスターしておきましょう。

データ型の異なる2つの集計クエリを作成する

今回用意したテーブルは次の2つになります。

日付のデータ型が「短いテキスト」

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日付のデータ型が「日付/時刻型」

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上記2つのテーブルを元に作成した集計クエリはこちら。

Q_月額合計_テキスト型

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「受付日」のデータ型が「短いテキスト」の場合は、Left関数を用いて「受付日」より年月を取得してグループ化しています。

Left関数の構文

left([フィールド名],抽出したい文字数)

クエリのフィールド欄に『Left(([受付日]),6)』を記述。「受付日」の左から6桁を取得して「支払金額」を集計しています。

Q_月額合計_日付型

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「受付日」が「日付/時刻型」の場合は、Format関数を用いて「受付日」より年月を取得してグループ化しています。

Format関数の構文

Format (データ, 書式)

クエリのフィールド欄に『Format([受付日],"yyyy/mm")』を記述。「受付日」から年月を取得して「支払金額」を集計しています。

作成した2つの集計クエリの実行結果をみると、どちらも年月単位で「支払金額」が集計されていることが確認できます。

ちなみに、テキスト型の「受付日」に対してFormat関数を使用して年月を抽出すると、型が異なるため「オーバーフロー」のエラーが発生して、集計処理を行うことができません。
※日付/時刻型の「受付日」に対してLeft関数を使うことはできます

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日付のデータ型が「テキスト型」の場合は、必ずLeft関数を利用して値の集計を行いましょう。

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