ビジツールラボ 
アクセスで管理している日々の仕入金額や売上金額などを、年月単位（YYYYMM）で集計する場合は、クエリの集計機能を利用します。
アクセスの場合、日付項目のデータ型は「日付/時刻型」もしくは「短いテキスト」のどちらかで定義されますが、年月単位で金額を集計する場合は、データ型に応じた年月を抽出しないとエラーが発生してしまい、集計を行うことができません。
そこで今回は、日付項目のデータ型が異なる２つのテーブルを用意。
それぞれの集計クエリの使い方を解説します。
[st-kaiwa1]集計クエリの基本的な使い方が分かれば、都道府県や住所、年齢など、さまざまな方法で値を集計できるようになります。
値を集計するケースは非常に多いので、ぜひ使い方をマスターしておきましょう。[/st-kaiwa1]
データ型の異なる２つの集計クエリを作成する
今回用意したテーブルは次の２つになります。
クリックで拡大します
クリックで拡大します上記２つのテーブルを元に作成した集計クエリはこちら。
クリックで拡大します「受付日」のデータ型が「短いテキスト」の場合は、Left関数を用いて「受付日」より年月を取得してグループ化しています。
[st-mybox title=”Left関数の構文” fontawesome=”fa-check-circle” color=”#FFD54F” bordercolor=”#FFD54F” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”2″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=”” myclass=”st-mybox-class” margin=”25px 0 25px 0″]
left([フィールド名],抽出したい文字数)
[/st-mybox][st-kaiwa2]クエリのフィールド欄に『Left(([受付日]),6)』を記述。「受付日」の左から6桁を取得して「支払金額」を集計しています。[/st-kaiwa2]
クリックで拡大します「受付日」が「日付/時刻型」の場合は、Format関数を用いて「受付日」より年月を取得してグループ化しています。
[st-mybox title=”Format関数の構文” fontawesome=”fa-check-circle” color=”#FFD54F” bordercolor=”#FFD54F” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”2″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=”” myclass=”st-mybox-class” margin=”25px 0 25px 0″]
Format (データ, 書式）
[/st-mybox][st-kaiwa2]クエリのフィールド欄に『Format([受付日],”yyyy/mm”)』を記述。「受付日」から年月を取得して「支払金額」を集計しています。[/st-kaiwa2]
作成した2つの集計クエリの実行結果をみると、どちらも年月単位で「支払金額」が集計されていることが確認できます。
ちなみに、テキスト型の「受付日」に対してFormat関数を使用して年月を抽出すると、型が異なるため「オーバーフロー」のエラーが発生して、集計処理を行うことができません。
※日付/時刻型の「受付日」に対してLeft関数を使うことはできます
クリックで拡大します日付のデータ型が「テキスト型」の場合は、必ずLeft関数を利用して値の集計を行いましょう。